スキャン pdf。 複合機(コピー機)のスキャンデータをパソコンにPDF形式で保存する方法【お役立ち情報】

複数のPDFファイルを無料で結合する方法[Windows・Mac両対応]

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私が試したところでは、このCubePDF Pageというソフトが使いやすかったです。 (CubePdf utilityというソフトもありますが、Pageの方がシンプルで使いやすいです) こちらからダウンロードできます。 使い方は次のとおりです。 ソフトを開き、エクスプローラー(Windowsキー+E)から結合したいファイルをドラッグします。 [結合]をクリックし、保存する場所とファイル名を入力してください。 これで、選択したファイルが結合されます。 元のファイルはそのまま残っていますので、きちんと削除しておきましょう。 Adobe Acrobat PDFの有料版もおすすめです。 エクスプローラー上で結合できるのが楽で、単体でも買えます 月1,500円ほど) 追記:YouTubeをアップしました。 MacでPDFファイルを結合する方法 Macでは標準のPDF閲覧ソフト[プレビュー]で結合ができます。 [プレビュー]でアイコンから[サムネール]をクリックします。 開いているPDFファイルが、左側に表示されますので、ドラッグして結合します。 1,2,3という3つのPDFファイルがあるとすると、1に2と3を追加するしくみです。 ペースが複数ある場合は、すべてのページを選択してドラッグしなければいけません。 その他、プレビューの活用方法はこちらの記事を参考にしてください。 【関連記事】MacのPDFソフト「プレビュー」活用法。 無料で並べ替え・削除・結合・加工できる! EX-IT ただ、これを1つずつやっていては大変です。 そこで、私はワークフローを使っています。 ワークフローとは、Mac上の操作をプログラミングするAutomatorというソフトで作ります。 通常はユーティリティー中にあります。 ソフトを起動させ、[ワークフロー]を選択します。 自動的に処理したい操作をメニューから選んでドラッグしていきます。 メニューは検索もできますので、うまく活用しましょう。 PDF結合に必要なのは、 「選択されたFinder項目を取得」 「PDFページを結合」 「Finder項目を移動」 の3つの命令です。 最後の「Finder項目を移動」では、結合後のPDFファイルを保存する場所を指定してください。 私はINBOXというフォルダを指定しています。 Finderで、結合させたいPDFファイルを選択し、Automatorの[実行]をクリックすると、 結合後のファイルが完成します。 ファイル名は自動で決定されますので、変更しておきましょう。 作ったワークフローは、保存して、繰り返し使えます。 一気に結合できるので楽です。 税理士業務では、Excelで作った決算書PDF、税務ソフトで作った申告書PDFなどを結合しています。 税務ソフトの使い勝手が悪く、種類別にPDFが作成されるので、このワークフローが大活躍です。 井ノ上 陽一(いのうえ よういち) 「ひとりしごと」=雇われない雇わない生き方を、時間・お金の両面でサポート。 ・株式会社タイムコンサルティング ひとり社長 ・ひとり税理士 ・アイアンマン スイム3. 8km、バイク180. 2km、ラン42. 日課は1日1新、ブログ。 2007年7月9日以来、日毎日更新中。 1972年12月18日 大阪生まれ。 宮崎育ち東京在住。 娘3歳3ヶ月。

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複合機(コピー機)のスキャンでPDF化できるのか?手順と注意点

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複合機でスキャンした文書をパソコン上のフォルダーに送信する(スキャン to フォルダー機能)には、大きく3つの設定・作業を行います。 パソコンにスキャンデータの宛先となるフォルダーを作成する• 宛先を登録するためにパソコンの情報を確認する• 複合機のアドレス帳に宛先を登録する 上記の作業はパソコン、機器本体でそれぞれ確認や、操作・設定が必要でしたが、パソコンの操作のみで設定ができるよう、ソフトウェアをご用意いたしました。 下記リンクにて提供しておりますので、ソフトウェアをダウンロードし、ご使用ください。 併せて、各設定を作業ごとに参照いただけるFAQをまとめました。 ツールを使用されない場合は、ご利用の環境に合わせて、各FAQをご参照ください。 パソコンにスキャンデータの宛先となるフォルダーを作成する 初めに、スキャンデータを受け取りたいパソコン上に共有フォルダーを作成します。 共有フォルダーの作成手順は、OSごとに異なります。 ご使用のOSにあったFAQを下記からご参照ください。 OS FAQ番号 タイトル Windows 10 Windows 8. 1 Windows 8 Windows 7 Windows Vista 1891 Windows XP 1760 1778 macOS 2293 パソコンの情報を確認する スキャナーの設定を行うために、スキャンデータを受け取りたいパソコンの情報を確認します。 確認手順については、下記FAQをご参照ください。 OS FAQ番号 タイトル Windows 10 Windows 8. 1 Windows 8 Windows 7 Windows Vista Windows XP 1935 macOS 2294 複合機のアドレス帳に宛先を登録する 確認したパソコン情報をもとに複合機のアドレス帳にスキャンデータの宛先を登録します。 宛先の登録手順は、ご使用の複合機ごとに異なります。 ご使用の複合機にあったFAQを下記からご参照ください。 操作手順については下記FAQをご参照ください。 カテゴリー FAQ番号 タイトル 操作手順 1759 1947 トラブルシューティング スキャン to フォルダー機能のトラブルシューティングについては、下記FAQをご参照ください。 OS FAQ番号 タイトル Windows 10 Windows 8. 1 Windows 8 Windows 7 Windows Vista Windows XP 1815 macOS 2297 関連情報.

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スキャンして生成したPDFのファイルサイズを小さくするには

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書類や文書をPDFにする 画像ならJPGファイルやPNGファイル、テキストならTXTファイルやDOCXファイルなどを使ってデータを保存するのが一般的です。 これらを「拡張子」「フォーマット」などと呼びますが、ビジネス文書をコピー機でスキャンして取り込む場合は、ほとんどがPDFファイルで保存されます。 1-1. 画像ファイルなら画像イメージしか保存できませんし、テキストファイルなら文字列のみしか保存できませんがPDFの場合、ビジネス文書によく使われる図式やグラフはもちろん、中央揃えや文字サイズといったフォント情報も含めて保存してくれるのが特徴です。 1枚の紙をそのままデータにしたファイルといえます。 PDF印刷すれば、もちろん印刷することも可能です。 1-2. PDFにするメリット 紙ではなくPDFファイルにして保存するように業務フローを整えると、さまざまなメリットがあります。 ペーパーレス化によるコストカットも、その1つです。 用紙代をカットできるのはもちろん、これまで書類の保管場所として使っていた倉庫代や設備代を削減することも期待できるでしょう。 書類をすべてPDF化して保存するようにすれば、印刷用紙を使ってわざわざプリントアウトする必要もなくなります。 紙をいちいち持ち運ぶ必要もないので、社内でのデータのやり取りに手間がかからなくなります。 従来は別のオフィスまで紙の書類を持ち運んだり郵送しなければならなかったりしたところを、PDF文書が添付されたメールを送るだけで簡単に共有できるようになるのです。 書類をPDF化するためには、スキャン機能を搭載した複合機やプリンターを導入する必要があります。 しかし、そうした導入の手間やコストをかけてでも、ビジネス文書のPDF化はぜひとも推進すべき取り組みといえるでしょう。 会社のコピー機・複合機で書類をPDFにする方法 それでは実際に、オフィスにあるコピー機や複合機を使ってPDF化する手順を見てみましょう。 【1】コピー機・複合機に書類をセット まずはオフィスのプリンターの原稿台に書類をセットします。 これは普段コピーを取るために書類をセットする場所と同じところでOKです。 【2】メニューからスキャン(スキャナ)を選択 次に、プリンターのスキャン機能を選択します。 メーカーによって文言は異なりますが、「スキャン」「スキャナ」と書かれているボタンやメニューを選びましょう。 【3】保存先の指定 スキャン機能が起動したら、次に保存先を選ぶ表示が出るはずです。 自分のPCやUSBメモリなど、自分が扱いやすい保存先を選択してください。 【4】スキャン 保存先が決定したら、「スタートボタン」を押してスキャンを開始。 スキャンしたい書類を自動紙送りに置いておけば、次々にスキャンが行なわれて1つのファイルにまとめることも可能です。 白黒でのスキャンがスタンダードですが、カラーモードを選択できるモデルも多くあります。 用途に合わせて設定しましょう。 【5】ファイルを確認し、リネームして保存 最後に自分のPCやUSBメモリなどで、正常にスキャンできているかどうか確認します。 文字がかすれていたり傾いてしまったりしているものがあれば、再度スキャンを試してみましょう。 保存されたファイル名には何らかの文字列が設定されているはずですが、後から見直し管理しやすいよう、ルールにのっとってネーミングすることをおすすめします。 コンビニで書類をPDFにする オフィスや自宅のプリンターにスキャン機能がない、あるいはそもそもプリンターを設置していないという場合には、コンビニの複合機を使ってPDF化を試してみましょう。 ただし、コンビニを利用する場合、スキャンしたPDFファイルを保管するためのUSBメモリやSDカードなどの記憶媒体と小銭を忘れずに持参してください。 【1】コピー機・複合機に書類をセット 基本的な流れはほぼ同じです。 まずは原稿台に書類をセットします。 【2】メニューからスキャン(スキャナ)を選択 プリンターの液晶パネルからスキャン機能を選択しましょう。 【3】保存先にUSBメモリやSDカードを指定 コンビニスキャンの場合の保存先は、持参した記憶メディアです。 保存先に間違いがないかチェックして、「スタートボタン」を押しましょう。 【4】スキャン コンビニでのスキャンの場合にも、カラースキャンや両面スキャンが可能です。 プリンターの設定を確認すると、グレースケールなどスキャン方法をカスタマイズする画面が表示されます。 自分の使いやすいように設定しておきましょう。 なお、複合機によってはPDFデータではなく画像データでスキャンできるものも存在します。 誤ってPDFではなく画像で保存を選んでしまうと、単なるテキスト画像になってしまい、後ほどご紹介するOCR機能が使えなくなってしまいますので注意しましょう。 【5】ファイルを確認し、リネームして保存 コンビニでのスキャンは以上で完了です。 あとは自宅やオフィスに戻ってパソコンからPDFファイルをチェックして、問題がないか確認しましょう。 管理しやすいように日付やナンバーを振っておき、任意のフォルダに保管しておくことがおすすめです。 もしファイルサイズが大きくハードディスクを圧迫してしまうようであれば、ファイル自体を圧縮してしまうのも1つの手段です。 検索可能なPDFに変換する方法 PDFは、電子的な紙のような存在として保存するファイル形式です。 そのため基本的には書類の中身の文章をコピペしたり検索したりすることはできなくなっています。 しかし、「OCR処理」というものを施すことによって、文字列の選択や検索ができるようになるのです。 OCR処理することで圧倒的に検索性が高まり、ファイルを扱いやすくなります。 ごく簡単な手順で実装可能ですので、ぜひ試してみてください。 【1】Adobe Acrobatを用意 Adobeの「Acrobat DC」というソフトが必要になります。 有料ソフトではありますが、無料体験期間が用意されているため、作業の流れを掴むためにインストールしておくとよいでしょう。 【2】Acrobatを起動し、PDFを読み込む Acrobatを用意したら、スキャン済みのPDFファイルを開いて読み込みます。 【3】「スキャン補正」の「テキスト認識」を実行 用意したPDFファイルが読み込まれたら、右側の編集メニューにある「スキャン補正」をクリックしてください。 すると上部のツールバーが切り替わりますので、「テキスト認識」右側の逆三角形をクリックし「このファイル内」を選択しておきます。 【4】OCR処理を実行し完了まで待機 あとは「テキスト認識」をクリックしてOCR処理を完了させればOK。 ダイアログボックスが表示されて、文書の言語や解像度といったオプションを設定することも可能です。 複数のページを処理することも、チェックボックスをクリックすればできます。 選択しておきましょう。 なお、OCR処理にかかる時間は、文章量やパソコンのスペックによって異なります。 別の作業を進めるなどして完了するのを待ちましょう。 【5】PDF内で検索し、処理が適正かチェック 「テキスト認識」メニューによるOCR処理が完了したら、最後にPDFページ内の文字列を検索し、しっかりと検索可能な状態になっているかチェックしておきましょう。 [Ctrl]+[F]を押すと文書内の検索ができます。 この検索窓に文字列を入れてヒットするかどうかを確認しましょう。 FAXでそのままデータを送ることも可能 複合機には通常、コピー機能、スキャン機能、印刷機能に併せてFAX機能が搭載されています。 こうした複合機を利用すれば、上述した手段でPDF化した文書をそのままFAXで送ることも可能です。 もとの原稿がないとしても、PDFのデータさ保存されていればFAXで送ることができます。 そもそも通常のFAX送信でも、文書のスキャンが行われます。 スキャンされたデータが電話回線によってダイレクトに送られるのが、一般的なFAXの仕組みです。 PDFデータのファックス送信は、あらかじめ送信データを用意しておくような形といえます。 PDFをそのまま送信データとして使用するので、紙のように劣化することはありません。 何件送っても、同じクオリティーを維持できます。 また、都度スキャンの行程が必要になることはないので、同じデータを何件も送信する場合は送信時間の短縮にもつながるでしょう。 特に、ビジネスで頻発・かつ大量にFAXを送信する場合、PDFデータを用いることが多くなってきました。 効率の観点からメールに置き換わりつつあるFAXですが、顧客や取引先のニーズ、「紙で届く」という確実性から、まだまだFAXを使用している現場も少なくありません。 その一方で、FAXのビジネスマナーについては軽視されてしまう傾向があります。 利用が縮小傾向にあるといっても、ビジネスで用いる以上FAXでもマナーが必要です。 基本的なFAXのマナーについては、送信する前に知っておくとよいでしょう。 基本的なビジネスFAXのマナーや、FAX送付状の書き方については、「」にてご紹介しています。 業務でFAXを使うことが多い方はぜひ参考としてお読みください。 また、ビジネス文書をPDF化する際はセキュリティについて意識することも大切です。 PDFは紙をそのままデータ化する形式として適していますが、編集できないわけではありません。 そのままの形式では改ざんの余地があり、とりわけビジネスのエビデンスとなる文書をデータ化する場合はセキュリティ対策が求められます。 PDFのファイルは、閲覧や編集、印刷などにパスワードを設定することが可能です。 コピー機・複合機の導入がはじめての場合は、データ送信やセキュリティ管理についてわからないことが多いかもしれません。 いずれも、ビジネスでは非常に重要な機能のため、使い方を知っておくことをおすすめします。 利用方法に関するご案内をご希望であれば、お気軽にコピホーダイまでください。 PDFで資料を整理整頓 以上のような手順を踏むことで、ビジネス文書をPDF化して検索可能な状態に保存することが可能になります。 多少面倒な作業に思われるかもしれませんが、書類のPDF化によって業務の生産性は向上し、コストカットにもつながることでしょう。 もしオフィスにスキャン機能を備えた複合機がない場合や、周辺にコンビニも存在しない場合には、「コピホーダイ」にてコピー機のリース・レンタルをご検討ください。 スキャン機能を備え、一人ひとりの使用状況に合わせた最適な1台の提案を承っています。 まとめ 紙文書をコピー機でスキャンしてPDFに変換!PCに保存する方法• 紙文書をPDF化すれば、保管コストをカットと検索性を高めることが可能• オフィスでのスキャンの場合は、保存先設定を間違えないように要注意• コンビニでのスキャンの場合は、USBなどの記憶媒体を忘れないように要注意• Adobe Acrobatの「OCR処理」を使用すれば検索可能なPDFに変換できる• 身近にスキャナーがない場合は「コピホーダイ」でのリース・レンタルがおすすめ お客様から支持されるのには理由があります コピホーダイのコピー機(複合機)リースは、どこにも負けない《サポート》に自信があります。 地区ごとに専属担当が付くため、お客様との連携が取れやすくアフターフォローも安心していただけます。 故障時はコピー機(複合機)が自動検知し技術員がかけつけ、トナー残量が少なくなった場合も検知されるので、お客様の手間が省けます。 コピー機(複合機)のリースやレンタルはアフターフォローとサポート体制が鍵となります。 お客様にとって安心かつ末永く付き合っていただけるように、サポート体制を充実させ、最高のサービスをご提供させていただきます。 コピー機(複合機)をリースもしくはレンタルで導入いただいた後は私たちにお任せください。 下記以外はメーカーによるメンテナンス・サポート対応• コピー機・複合機に関するお役立ち情報.

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