チームス。 Microsoft Teams(チームス)運用のコツ【2年使い倒したノウハウ】

Microsoft Teams(チームス)の使い方【初心者向け】

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自分宛てのメールを探すのに時間がかかる• 送信したメールを編集、取り消しできない• 正式な日本語を使わないといけないので、一通のメール作成に時間がかかる• 過去のメールが検索しにくい• 離職者が出ると、過去の情報が闇に葬られる• デザインがイケてない(テキストばかりで疲れる) そこで、今回はMicrosoft Teamsを利用することによってこのような問題点がどうやって改善されるのか、またその他Outlookには無い優れている点などを紹介していきます。 ちなみに僕はOutlookを10年以上、Teamsを2年くらい会社で使っています。 マイクロソフトの回し者では無いのですが、Teamsは将来Outlookに取って代わるツールだと考えているので、その理由を書いていきます。 ちなみに「チームス?何それ?」という方は以下の記事をご覧ください。 関連記事 目次• 引用: 思い当たるフシがあるのではないでしょうか。 SuperhumanというEメールを爆速にするソフトが流行している理由 EメールをTeams風に変身させる「Superhuman」というEメールソフトをご存知でしょうか? 現在ベンチャーキャピタルなどから33億円の出資を受けていて、評価額は260億円にも昇ると言われている超注目のスタートアップ企業です。 参考 Superhumanのサービスは、今アメリカのスタートアップやマーケッター界隈で話題になっている Eメールを爆速にするEメールソフトを提供しています。 しかも! 月額30ドルもするにも関わらず、現在世界中で注文が殺到しています。 購入は招待性で、 現在18万人の人が順番待ちのリストに名を連ねているそうです。 参考 特徴をさらっと見たのですが。。 たったそれだけのために10分毎にメールをチェックするとか。。 ええ加減にせぇよ! Eメールは、トピックに関連する可能性がある人物をかならず宛先またはCCに入れなければなりません。 なぜなら、含めなければ該当者はその情報を知る術が無くなるからです。 つまりメールの送信者は、リスクを避けるためにある程度関連性の薄い人に対してもCCに含めてメールを送信します。 結果として、多くの人が自分の業務に対して関連性の薄いメールを毎日大量に受信することになります。 Teamsを利用することによってどのように改善されるか 自分宛てにメッセージが送られた時は、上記のように分かりやすい形で通知があります。 また、PCにポップアップで表示されるので、見逃すことはほぼ無いです。 Teamsの方がフィルターが多い分、絞り込みが楽にできますな。 Teamsは検索性能がOutlookよりも圧倒的に優れているので、過去の会話内容をノウハウとして積み上げていく感覚を味わうことが出来ます。 離職者が出ると、過去の情報が闇に葬られる これも会社あるあるですね。 コミュニケーションが各個人のアカウントに収納されているので、アカウントが削除されると履歴が消えてしまいます。 Teamsは共有スペースで各個人がコミュニケーションしているので、共有スペースが消えないかぎり履歴は残り続けます。 デザインがイケてない(テキストばかりで疲れる) Eメールは昔からあるサービスなこともあってか、UIがテキスト中心なので異様に疲れますよね。 逆にTeamsやSlackはビジュアルがEメールよりは少し馴染みやすいと思います。 Outlookには無いチームスの特徴 会話をURLで共有することが出来る 個人的に、Webの一番の特権とは画面間の移行を一瞬で行うことが出来ることだと考えています。 各会話はすべてリンク生成が可能なので、以前の会話を参照する機会があればURLを貼り付けるだけで辿り着けるようになります。 ファイルを共有するフォルダーがある Teamsには共有フォルダーがあるので、誰かにファイルを送りたい時は以下の手順で行うことが出来ます。 ファイルを共有フォルダに保存する• ファイル、またはフォルダのリンクを生成する• メッセージでURLを共有する これによってメッセージを受けてる側は1クリックでファイルを閲覧することが可能になります。 チャット、電話、カレンダー機能、オンライン会議もある Jabber、Zoomなどの機能も兼ね備えているので、とりあえずTeamsを開けておけばそこから1クリックでいろいろな機能が利用できます。 PlannerやOneNoteと連携すれば、タスクマネージメント、ノート機能も利用できます。 まとめ この記事を読むといかにTeamsがEメールを上回っているのかが分かると思います。 まぁ考えてみれば当然のことで、基本的にWebサービスと言うのは後発有利です。 なぜかというと後発のサービスは既存のトップシェアのツールの問題点を研究、改善した上でコスパの良い料金で市場に投入してくることが多いからです。

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Microsoft Teams(チームス)運用のコツ【2年使い倒したノウハウ】

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Webサイトの変更のアナウンスメント 企業のWebサイトのコンテンツを担当していたのですが、外資系の大きな企業だったので変更があるたびに社員全員に内容をアナウンスする必要がありました。 Eメールで行っていた頃の課題• 文章を失敗するとものすごく恥ずかしい思いをするので、メール送信の前はかなり時間をかけて入念にチェックしていた• Eメールのスレッドに返信してくれる人もいれば、新規のスレッドで質問してくれる人もいたので、コミュニケーションの履歴を追うのが時間がかかった• 過去の変更履歴を探すのが大変だった• メールを見落とす人が多かった チームスを導入したことによるメリット• 文章を投稿したあとに修正できるので、気軽にスピーディーに投稿することが出来るようになった• 投稿したスレッドに返信を貰うように徹底したので、過去のコミュニケーションが検索しやすくなった• 過去の変更履歴が一瞬で分かるようになった• 変更通知を見落とす人がいなくなった(いたとしてもチャンネルを見に来て自ら探したのだと思われる) 特定のルーティンワークの依頼 Google Analytics(Webサイト解析)のレポートを依頼ごとに提出するという仕事を担当していたのですが、ここでもTeamsを導入したことでポジティブな変化が見られるようになりました。 Eメールで行っていた頃の課題• 作業者が複数いたので、作業の依頼人が誰に仕事を投げたらいいのかが分からなかった• 作業者同志での情報共有が出来ていなかったので、作業者によってレポートのフォーマットが違っていた• 作業をベンダーまたは派遣に請け負ってもらう時に、引き継ぎに時間がかかった• 作業依頼がSkypeや個別Eメールで行われている場合、マネージャーは誰が何をどのような内容で行っているのかが把握できない。 しかもそれらがリソースとしてカウントされないので作業者にとって負担が重かった チームスを導入したことによるメリット• 「依頼がある時にはこのチャンネルに投稿する」というように窓口が一つになったことにより、依頼がしやすくなった• 依頼人は依頼の方法を過去の投稿から真似できるので、新しいメンバーにとって依頼がしやすくなった• 作業者は誰が何を担当しているのかが一目で分かるようになり、レポートも共有されるのでフォーマットを合わせれるようになった• マネージャーの立場からは、誰が何をどのくらい担当しているのかが一目で分かるので、ノウハウが共有できる+リソースを管理しやすくなった 特定のトピックの相談窓口 これは僕自身が開設したチャンネルではないのですが、ユーザーとして頻繁に活用していたITサポートとリーガルレビューのチャンネルを紹介します。 Eメールで行っていた頃の課題• 会社に入りたての頃は、誰にどのような連絡をすれば良いのかが分からなかった• 初めて連絡をするときに、いきなり電話するのか、メールで連絡するのか、ミーティングをセットアップするのかなどが全然分からなかった• チームのメンバーからは「過去の同じような相談をした」と聞いたのだが、内容の履歴が残っていないので新たに依頼する必要があった チームスを導入したことによるメリット• 圧倒的に依頼がしやすくなった• 過去の履歴を検索できるので、相談する前に過去に似たような事例がないか自分で探せるようになった Eメールを転送するためだけのチャンネル チームスを導入してもEメールで連絡してくる人は大勢いるので、メールを転送するためだけに作成したチャンネルです。

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Microsoft Teams(チームス)とは?感想&レビュー

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Webサイトの変更のアナウンスメント 企業のWebサイトのコンテンツを担当していたのですが、外資系の大きな企業だったので変更があるたびに社員全員に内容をアナウンスする必要がありました。 Eメールで行っていた頃の課題• 文章を失敗するとものすごく恥ずかしい思いをするので、メール送信の前はかなり時間をかけて入念にチェックしていた• Eメールのスレッドに返信してくれる人もいれば、新規のスレッドで質問してくれる人もいたので、コミュニケーションの履歴を追うのが時間がかかった• 過去の変更履歴を探すのが大変だった• メールを見落とす人が多かった チームスを導入したことによるメリット• 文章を投稿したあとに修正できるので、気軽にスピーディーに投稿することが出来るようになった• 投稿したスレッドに返信を貰うように徹底したので、過去のコミュニケーションが検索しやすくなった• 過去の変更履歴が一瞬で分かるようになった• 変更通知を見落とす人がいなくなった(いたとしてもチャンネルを見に来て自ら探したのだと思われる) 特定のルーティンワークの依頼 Google Analytics(Webサイト解析)のレポートを依頼ごとに提出するという仕事を担当していたのですが、ここでもTeamsを導入したことでポジティブな変化が見られるようになりました。 Eメールで行っていた頃の課題• 作業者が複数いたので、作業の依頼人が誰に仕事を投げたらいいのかが分からなかった• 作業者同志での情報共有が出来ていなかったので、作業者によってレポートのフォーマットが違っていた• 作業をベンダーまたは派遣に請け負ってもらう時に、引き継ぎに時間がかかった• 作業依頼がSkypeや個別Eメールで行われている場合、マネージャーは誰が何をどのような内容で行っているのかが把握できない。 しかもそれらがリソースとしてカウントされないので作業者にとって負担が重かった チームスを導入したことによるメリット• 「依頼がある時にはこのチャンネルに投稿する」というように窓口が一つになったことにより、依頼がしやすくなった• 依頼人は依頼の方法を過去の投稿から真似できるので、新しいメンバーにとって依頼がしやすくなった• 作業者は誰が何を担当しているのかが一目で分かるようになり、レポートも共有されるのでフォーマットを合わせれるようになった• マネージャーの立場からは、誰が何をどのくらい担当しているのかが一目で分かるので、ノウハウが共有できる+リソースを管理しやすくなった 特定のトピックの相談窓口 これは僕自身が開設したチャンネルではないのですが、ユーザーとして頻繁に活用していたITサポートとリーガルレビューのチャンネルを紹介します。 Eメールで行っていた頃の課題• 会社に入りたての頃は、誰にどのような連絡をすれば良いのかが分からなかった• 初めて連絡をするときに、いきなり電話するのか、メールで連絡するのか、ミーティングをセットアップするのかなどが全然分からなかった• チームのメンバーからは「過去の同じような相談をした」と聞いたのだが、内容の履歴が残っていないので新たに依頼する必要があった チームスを導入したことによるメリット• 圧倒的に依頼がしやすくなった• 過去の履歴を検索できるので、相談する前に過去に似たような事例がないか自分で探せるようになった Eメールを転送するためだけのチャンネル チームスを導入してもEメールで連絡してくる人は大勢いるので、メールを転送するためだけに作成したチャンネルです。

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